こんにちは、税理士の天河(あまかわ)です

今回は、段取り力というか、仕事の進め方に関することを書いてみます

私がサラリーマンだったころの経験も織り交ぜながら、優秀な人の仕事術について考えてみました

 

5分でできる仕事は後回しにしない

例えば、上司から急に資料作成の仕事を指示されたとします

作業的には5分位でできる内容ですが、「明日までに頼むよ」と言われました

あなたは、この仕事をいつやりますか?

答えは
「今でしょ!」(古!)

上司の言った「明日まで」というのは、読み替えれば「今日中」ということです

つまり、明日の朝一番が期限なので、今日中には作業を終えないといけないのです

作業的に5分で終わるなら、今やってる作業を中断して、さっさと仕事1件を片づけるほうが賢明

後回しにすると、「上司に言われた資料作成もやらないといけない」という強迫観念に取りつかれたまま、別の作業をすることになるので、精神衛生上も良くありません

さらに、上司に資料を持っていったら、「この部分をもっと詳しく」とか追加注文が出たりして

やり直しになる場合もありますから、時間に余裕を持った対応をすべきなんです

最悪の場合、後から別件のトラブルが発生して、上司からの作業ができなくなったりする可能性だってあるわけです

たった5分、されど5分・・・その5分が確保できない状態になったら、どうしようもありません

なので

こういう仕事はパパッと片づけて、上司に「出来ました」と持っていきましょう

「おっ!仕事早いね」ってことにもなりますしね

こういうことは、仕事が出来る人にとっては、当たり前すぎて眠たくなるような話なのです

でも、私がサラリーマン時代に見てきた人の半分は、こういった「仕事の優先順位の付け方」が理解できていない人たちが多かったのも事実なのです

 

仕事は期限ぎりぎりまで置かない

これも、上で書いたことと同じことですね

忙しくしている人って、「この仕事はいつまでですか?」って聞いてきます
そして、期限ギリギリまで、その仕事に手も付けないという人が多いのです

この手の人、サラリーマン時代の私の周りにも沢山いました
「この仕事、まだやらなくても大丈夫なんですか?」って聞くと

まだ期限は明日まであるから」とか言って放置してるんですよね

せめて、中身を見るとかしないのかな?とか不安に思っていたら

案の定、期限当日になって、あたふた、バタバタ、ギャー!みたいな地獄絵図

その日は、残業となるわけですが、本人は自業自得なのでしょうがないけど、その仕事の引き受け部署の担当者は、その人の仕事が上がってくるのを待つために残業してるという状態

この人が特殊なのかと思っていたら、このパターンの人に結構な確率で遭遇しました

こういったパターンの人には共通点があります

言い訳が「一生懸命やってるんですけどね~」です

その昔、とっても厳しい上司から
「一生懸命やってこの程度か!」って怒られたことを思い出します

一言でいうと、仕事に対する価値観の違いでしょうか

仕事の能力が高い人とは?

あたふた、バタバタしている人は
「仕事を一生懸命にやってる人は組織から認められる」と思っています

でも、本当は
「良い仕事を、早くできる人」が優秀なのです

まあ、当たり前のことですね

同じ成果を出すのに、1日かかる人と、1時間で終わらせる人と、どちらが優秀かという話です

期限に間に合うように仕事をすることは、当たり前のことなのです

いかに余裕をもって、期限前に次の担当に引き継ぐのかということまで視野に入れて動いているかが問題

早めに引き継げば、次の担当者も作業に余裕が生まれます
組織としては、そのほうが良いにきまってます

昔みたいに、遅くまで残業している人を「がんばってる人」と呼ぶのは、すでにブラックなのかもしれません

自分の能力を上げて、サッサと仕事を済ませて、サッサと帰ってる人を優秀と呼ぶべきだと思うのです(もちろん、キチンと仕事をしていることが前提ですが)

昔、ある本に書いてあった上司のキツイ一言

「コーヒー飲みながら作ってもいいから、私を唸らせるような企画書を上げてこい!」

キツイけど核心をついてるような気がします

 

人をうまく使う

忙しい人って、なんでもかんでも自分でやろうとする傾向にあります
「そこはパートの人に任せればいいのに」みたいな作業まで自分でやってます

理由は単純で人に指示を出すのが下手(苦手)なんです

本人の性格の問題もあるでしょうし、仕事の切り分けが頭の中で整理できていないのかもしれません

指示を出したり、作業手順を説明している間に、自分が作業した方が早いと思い込んでいるのです

そう思い込んでいるだけです

1人で作業するより、2人で作業した方が早いに決まってます
(効率が良いかどうかは別の話ですが)

性格の問題は、自己改革するしかないので、さておき

まずは、自分がやってる仕事の切り分けを、自分自身で整理することです

どの部分を人に任せられるのか?どの部分は自分がやらなければいけないのか?を整理しましょう

このときに重要なのは、「可能な限り人に任せるぞ」という気持ちで整理することです

私の場合、こうやって仕事を切り分けて整理していったところ、90%以上は人に任せられる仕事ばかりでした

あとは、的確に指示を出し、チェックをきちんとすることだけです

人に仕事を任せるというのは、自分が楽になるということ以外にも、人を育てるというメリットがあります

自分にしか出来なかった仕事が他の人にも出来るようになるということは、その人を育てたことになるのです

だから、人に仕事を任せることは悪いことじゃないんです

そのことに気づかず、いつまでも「あたふた、バタバタ」やっていたのでは、自分自身の成長も止まってしまいます

残業ナシの快適生活♫に、なるかどうかは

あなた次第です

 

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