最近、やたらとクラウド会計とかフィンテックという言葉が飛び交っております

かく言う私の事務所もクラウド会計を使用しているのですが、 スモールビジネスやSOHOにおいては意外なデメリットがあるようなのです

今回はそのあたりの話を書いていきます

 

クラウドとフィンテックの躍進

クラウドとは、今まで個々の端末(パソコンなど)に保存していたデータを一か所に集約管理し、インターネットを経由して、それらのデータを利用するサービス形態のことです

フィンテックというのは、FinanceとTechnologyを掛け合わせた造語で、IT技術を駆使した金融サービスなどを指す言葉です

代表的なものにネットバンキングや電子決済サービスなどがあります

近年の会計ソフトは徐々にクラウド型に移行しています

理由は、データ管理の安全性と簡便性を向上させるためです

従来の税理士事務所や会計事務所には大きなサーバーが設置してあって、その中に顧問先企業の会計データなどを保存管理していました

そのため、高価なセキュリティーソフトの導入や事務所の警備などが必要とされていたのです

しかし、クラウド会計では会計システムメーカー側が高セキュリティのサーバー内にデータを保存管理するため、ユーザーである我々はセキュリティのためのコストが必要なくなるのです

そんなクラウド会計とフィンテックを連携させようという動きが出てきていて、多くのクラウド会計ソフトでは、ネットバンキングやクレジット、さらには電子決済からレジアプリに至るまで、あらゆるビジネス向けネットサービスとのデータ連携を図ってきています

この連携によって、これまで人の手で行われていた経理や会計の処理を自動化していこうという考えなのです

 

スモールビジネスには効果的?

クラウド会計とフィンテックの連携は、人手不足への効果が期待できます

特に創業間もない事業者やスモールビジネス、SOHOといった少人数での経営には向いていると考えらてきました

たしかに、経理担当者を雇用せず、代表者が1人(または家族)のみで経営しているようなケースでは、経理の自動化は大きなメリットだと言えます

しかし、実は根本的な問題があるのです

それは、SOHOの経営者の方とお話をさせていただいたときのことでした

話の発端は、経理代行をどこまで私の事務所が行うのか?という話だったのですが・・・

私の事務所が使用しているクラウド会計ソフトの現金出納帳だけをお客様側で入力してもらい、それ以外の取引については当事務所で処理してはどうか?というご提案をしました

そうすれば、当事務所の経理代行仕訳数が少なくなり料金を抑えられますし、現金管理というタイムリーな処理が必要な部分を企業側が管理しているという、非常に効率的な処理形態になります

しかし、経営者の方からは思わぬ言葉が・・・

「毎日の現金出納の動きは数件程度しかないのに、わざわざパソコンを開かないですよ」

言われてみれば確かにその通りです

わずか数件の仕訳入力のために、パソコンを立上げ、会計ソフトを起動し、仕訳入力をするなんて、面倒ですし時間がもったいないですよね

「手で書いた方が早い」とも言われてました

確かに、入力作業が1~2分しかかからない作業のために、数分は掛かるであろう「パソコンと会計ソフトの立上げ作業」をするのは非効率です

結局は、数日分まとめて入力するようになり、そのうち1ヶ月分をまとめて入力することになり、最終的に数か月分をまとめて入力なんてことになったりします

これでは、顧問先企業に現金出納管理をお任せした意味がありません

この問題は自動会計においても同じことが言えます

自動会計とは言うものの、ネットバンキングやクレジット取引と会計仕訳を連携させるための処理(ボタンを押すだけ)は最低限必要なのです

たったその処理のためだけに、パソコンと会計ソフトを立ち上げるというのは、悲しいほどの無駄があると言わざるを得ません

結局、手書きの方がストレスフリーという、おかしな結末になるわけなんですね

 

結局、経理の専門職が必要?

このパソコンと会計ソフト立上げ問題を解決する方法はあるのでしょうか?

あるとすれば、毎日パソコンと会計ソフトを立ち上げる人が処理するということです

つまり、経理処理担当者が必要という話なんです

ここに大きな矛盾が生じているわけですね

SOHOやスモールビジネスというのは、いかに少人数で最大の利益を生み出すかというのが目的なのです

そう、少人数なので省スペースなのです

なので、経理のためだけに人は雇えません

どうせ雇うのなら、営業や売上に直結する人材を雇いたいところなのです

税理士や会計士に経理を依頼するという方法もあります

しかし、目が回るほど忙しいとか、営業に多くの時間を割きたいというプレイング経営者でない限り、自分にできる作業は自分がやった方が良いです

そんなわけで、経理が簡単になればなるほど、相対的に「パソコンと会計ソフトを立ち上げる時間」が惜しく感じられるようになるのです

 

経理をすることの本当の意味を知る

と、ここまでで話が終わると、「で、どうすんねん?」ということになってしまいます

実は、パソコンと会計ソフトの立上げが億劫(おっくう)になるのは、経理をすることの本当の意味を充分に理解できていないからなのです

そもそも、経理は何のためにしているのか?

単に帳簿に取引内容を記録するだけなら、毎日のように帳簿を付ける必要はなくて、極端な話1年分をまとめて記帳すれば事は足ります

でも、現金出納のように日々の現金の動きを管理しましょう!という話があります

これは、現金管理を確実に行うことで、営業結果や当日の収支をタイムリーに把握する意味があるのです

売掛管理も買掛管理も商品管理も、全て同じ理由です

これらを管理する帳簿の整理が遅れてしまったら、未入金の売掛金を見落としてしまうこともあるのです

さらに、帳簿を付けることによって、月々の経営状況や営業結果を確認することができるようにもなります

もしも、帳簿が遅れていたら、経営状況をタイムリーに把握できないため、事業計画や経営判断を正しく行うことができません

つまり、未来のための指標が無いという状況になってしまうのです

大事なのは「未来」なのです

しかし、多くの人は帳簿には「過去の記録」を残しているだけだと勘違いしているのです

だから、帳簿を整理するのは「いつでもいいや!」と思ってしまい、パソコンを立ち上げるのが億劫になるのです

記帳が遅れることは、決算や申告に影響が出るだけではないのです

あなたのビジネスの存続に影響を及ぼす可能性の方が大きいのです

もっとも、創業当初などで取引量が少ないうちは、ある程度まとめて記帳しても問題はないんですけどね(笑)

ただ、基本的な考え方をご理解くださいという私からのメッセージでした

 

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