会計ソフトを利用して帳簿を作成するとき、さまざまな資料から入力するため迷ったりすることがあります。

できるだけ効率的に処理をしたいものですが、通帳、請求書、領収証など資料は多岐にわたりますので、なかなか大変です。

今回は、そんな会計帳簿入力の順序などについて、より効率的な方法を書きました。

ついつい現金支払の領収証から入力していませんか?

帳簿を作成するとき、よく見聞きするのが「現金取引」から入力しているというものです。

現金出納帳は非常に重要な会計帳簿のひとつなので、ついつい現金取引から先に処理していまいがちです。

しかし、現金出納帳を作成する本来の目的は「現金管理」をすることなのです。

つまり、現金の出入りを帳簿に記録することで「今現在の現金在り高」を把握し、実際の現金残高と照合することが必要です。

しかし、現金残高は売上入金や経費の出金だけで変動するものではなく、預金からの引き出しや預金への預け入れによっても変動します。

したがって、領収証などを入力(記帳)しただけでは、正確な現金残高を把握することはできないのです。

 

最初に預金取引を入力する

当事務所でも、自主記帳されている顧問先様には「最初に預金取引から入力」するように提案しています。

預金取引は預金通帳に基づいて入出金内容を仕訳入力していくわけですが、入力内容の1次チェックとして「預金残高の照合」が都度おこなえるというメリットがあります。

一定数の仕訳入力をする都度、帳簿の預金残高と通帳残高を照合すれば、金額の入力誤りや入手金の逆仕訳誤りを防止することができます。

さらに、預金から現金を引き出したり、逆に現金を預け入れたりした取引の仕訳入力もおこなうことになるので、現金と預金との出入りについては現金出納帳も同時に記帳したことになるわけです。

 

預金取引を入力した後で現金出納を作成するメリット

預金取引の入力が終われば、先にも書いたように「預金と現金の出入り」については現金出納帳にも記帳されたことになります。

あとは領収証などの資料にもとづいて現金の入出金を記帳(入力)していけば、現金出納帳が完成します。

このときチェックしてほしいのが、現金出納帳上の「現金残高」です。

たまに「帳簿上の現金残高がマイナスになる」ことがあります。

原因はさまざまですが、主に以下のようなことが考えられます。

① 収入(現金入金)の記帳もれ

② 個人の財布から支払った経費がある

①のケースが考えれれる場合には、領収証の控えなどを再度チェックして収入の記帳もれがないか確認しましょう。

②のケースの場合、個人の財布から支払った経費は現金出納帳の出金には記帳せず、別の仕訳処理が必要となります。

 

個人の財布から支払った経費の処理方法

個人の財布から支払った経費の処理方法は、個人事業主の場合と法人経営の場合で異なります。

個人事業主の場合

個人事業主が個人の財布から事業用の必要経費を支払った場合、現金勘定ではなく「事業主借」という科目を使用します。

(例)100円の経費を個人の財布から支払った場合

誤った処理

借方 貸方
経費 100 現金 100

正当な処理

借方 貸方
経費 100 事業主借 100

事業主借というのは、事業主の個人資金から事業用経費を支払った場合などのように、事業資金を「事業主からりた」場合に使用する科目です。

法人経営の場合

法人の場合、基本的には法人と個人のお金が混在しないようにすることが大切なのですが、どうしても入り組みが出てくる場合も否定はできません。

こういったケースの場合には、個人事業者のケースの「事業主借」勘定に替えて「役員借入金」勘定を利用するケースが多いです。

他にも「仮受金」などの流動負債科目を使用して、後日精算するという方法をとっている会社もあります。

繰り返しになりますが、法人経営の場合には個人のお金と法人のお金は明確に区分されているのが原則なので、このような取引は極力無くすようにしたいものです。

 

ネットバンキングを利用すれば会計ソフトと連動できる

最初に書いた通り、預金取引を先に処理した方が誤りにくく効率的に会計処理ができるのですが、さらに効率的な処理を目指すのであれば、ネットバンキングとクラウド会計を利用するという方法があります。

私自身も事業用預金口座をネットバンキングにし、会計ソフトfreeeと連動させています。

こうしておけば、預金取引を1件ずつ仕訳入力する必要がなく、預金取引を自動で会計ソフトが読み込んでくれます。

定例取引は1度「仕訳登録」をしておけば、以後は完全に全自動仕訳になります。

預金取引データと会計ソフトが連動しているので、金額や貸借の入力誤りが発生しないためチェック項目も少なくなります。

freeeなどのクラウド会計ソフトを利用すると、「最初に処理した方が効率的な預金取引」の仕訳入力自体が必要なくなるので、実質的には「いきなり現金出納帳の入力をすればよい」ということになるのです。

会計処理などバックオフィスの効率化を進めるうえでは、クラウド会計導入を考えなければならない時代なのかもしれませんね。

 

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