毎年のことながら、請求書や領収書をまとめたり帳簿への整理には苦労するものです。

その中でも、領収証は様式もサイズもバラバラなので整理や保存に苦労しているのではないでしょうか。

そこで、今回は領収証のまとめ方や整理保存を簡単にできる方法をまとめてみました。

 

領収証は経費にするための要件ではない

「領収証がないと経費にできない!」という話をよく耳にしますが、厳密には間違っています。

そもそも経費になるかどうかは「その支出の内容」によって決まるものです。

一方、領収証というのは「お金を支払った証明書」でしかないのです。

例えば、商品を仕入れると仕入先から請求書が送られてきます。

その請求書に従って仕入先に代金を銀行振り込みで支払った場合、当然ながら相手から領収証は発行されません。(銀行から振込依頼書控えが発行されます)

あるいは、自動販売機で現場作業員用の飲み物を購入した場合にも領収証は発行されません。(カード利用明細が発行されます)

これらの領収証が無い取引は経費にならないのかというと、そうではありませんよね。

「経費になるような取引かどうか」が判断の分かれ道。

領収証が発行されない取引は、その取引事実の分かる資料があれば経費にできるということです。

逆に言うと、いくら領収証が保存されていても、取引内容が不明なものや個人的な費用であれば経費にはなりません。

特に接待交際で支出した飲食費の領収証などには、接待の相手先などをメモしておくことをお勧めします。

 

領収証は貰った時に分けておく

さて、冒頭にも書きましたが、領収証というのは相手先によってサイズも様式もバラバラです。

A4サイズのものからレシートのように縦に長いものまで様々ですよね。

このあたりが整理しずらい状況を生んでいる要素のひとつです。

事務用品や消耗品などは、お店でレシートを貰うケースが多いので、ついつい個人的なレシートと混ざってしまいがち。

「後で整理しよう」と思って財布にレシートを入れてしまうと、忘れるもとです。

人間の脳は時間の経過とともに記憶が薄れていくものなので、「後で整理しよう」と思っても、かなりの高確率で「できない」場合が多いです。

そこで私がやっているのは、レシートや領収証をもらった時に事業用のものは別に分けておくことです。

やり方はシンプルで、いくつかある財布のポケットの内の1つを「事業用領収を入れる場所」として決めておくだけです。

もしも財布のポケットが少ない場合は、別の小袋や事業用財布を使って分けておく方法もあります。

後は事務所に帰って財布の事業用ポケットから領収証を取り出し、今月分の「領収入れ封筒」に移し替えています。

 

領収証の保管は月別の封筒で充分

領収証の整理と補完については、スクラップブックなどに1枚づつ貼り付けているケースが多いと思います。

しかし、これって結構手間がかかるんですよね。

ある程度の経営規模で定期的な内部(外部)監査が入るような会社であれば必要なことかもしれませんが、そういったことの無い一般的な会社や個人事業の場合は、月別に封筒に入れておくだけでも十分かと思います。

封筒の表に「〇年〇月分領収」って大きく書いておけばOKです。

ハッキリ言って、領収証を1枚ずつ台紙に貼り付けるなんて時間の無駄です。

帳簿への整理が終わった領収証は、よほどのことが無い限り見返すことはありませんからね。

気になるのは、税務調査があったときに領収証が封筒に詰め込んであったら、調査官の心証が悪くなるのではないかということです。

1年分の領収証が大きな封筒にひと塊で詰め込んであれば心証も悪くなるでしょうが、月別に分けて封筒保存してあれば何ら問題はありません。

 

クレジットカード利用がオススメ

バラバラになりやすい領収証のまとめ方や整理保管方法について書いてきましたが、実はもっと簡単な方法があります。

それがクレジットカードを活用する方法です。

まず、事業用にクレジットカードを作ります。当然ながら引落し口座も事業用の預金口座にしておきます。

そして、事業用の支払いを可能な限りクレジットカード支払いにしてしまうのです。

これで、バラバラした領収証ともオサラバです。

私も1年くらい前から可能な限りクレジット払いにするよう意識していますが、領収証の数が劇的に減りました。

さらに、クレジット払いにすると、あと2つのメリットがあります。

クレジット払いの場合、実際に物を購入した日より1~2ヵ月後に口座引落しとなりますので、現金払いに比べ資金繰りの面で少しお得です。

また「会計ソフトfreee」などのクラウド会計ソフトであれば、クレジット取引と連携ができるので経理も簡単になります。

このあたりの詳しいことは下記の記事にも書いてます。
簡単経理のためにクレジットカードを活用するという方法

いずれにしても、領収証や帳簿の整理は1年まとめてするのではなく、定期的にやっておくことをお勧めします。

そうすれば、確定申告のとき慌てなくて良いですからね。

 

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