今年になってからクラウド会計ソフトfreeeを使って自分の会計帳簿を整理しています。

freeeのメリットとデメリットを探るのが目的で、特に私と同じような「ひとりビジネス」をしている事業者の方の有効活用方法を研究しているところです。

クラウド会計の特徴として最初に思いつくのは「預金との連動」ではないでしょうか。

インターネットバンキングと会計ソフトを連動設定にしておけば、預金取引データが自動で会計ソフトに取り込まれ、(おおむね)自動で会計処理をしてくれるというものです。

今回は、クラウド会計ソフトで預金連動処理をした場合のメリットや思わぬ落とし穴についてレポートしますので、参考にしてください。

 

預金連動した場合のメリット

クラウド会計ソフトで預金連動処理をした場合のメリットについては、従来の処理方法と比較するのが分かりやすいと思います。

預金取引の会計処理に関する部分に限定して比較していきましょう。

従来の処理手順

①通帳記帳をする

銀行の窓口やATMなどに出向いて、預金通帳に取引内容を記帳します。

②預金通帳を見ながら会計仕訳入力

預金通帳に記帳された取引内容を見ながら、会計ソフトに仕訳入力をおこないます。

売掛金の入金や給与振込などのように複合仕訳が必要になる取引もあるので、結構手間がかかります。

③残高の照合や入力チェック

会計ソフトに入力した内容に誤りが無いかをチェックします。

チェック方法としては、最初に通帳残高と会計ソフト上の預金残高を照合する方法が効率的です。

金額や科目の入力誤り、貸借の誤りなどが無いかもチェックしましょう。

クラウド会計で連動した場合

①会計ソフトが預金取引データを自動で取り込み

前述したとおり、最初に連動設定さえしておけば預金取引データは会計ソフトが自動で取り込みます。

随時、手動で連動させることも可能です。

③仕訳や科目の設定は最初だけ

会計ソフトに取り込まれた預金データについては、最初の仕訳作業だけが手作業になります。

同じ取引先の同じ取引内容(同じ処理科目)のものは「自動仕訳登録」をしておけば、次回以降は自動仕訳登録されます。

②自動仕訳登録で完全自動仕訳

電気代や電話代のように毎月定期的に発生する経費などは自動仕訳登録しておけば、会計ソフトが勝手に自動仕訳を作成してくれます。

確認が必要な取引については「半自動仕訳」設定も可能で、この場合は「仕訳候補」が表示され必要に応じて修正のうえ登録することになります。

③残高チェックが不要

預金の入出金データをそのまま取り込んでいるので、従来の作業で必要だった「通帳残高と帳簿残高のチェック」は不要になります。

なお、会計ソフトfreeeでは通帳残高と帳簿残高に差が生じている場合、警告メッセージが出ます。

④チェック項目はたったの1つ

従来の手作業の場合には、ヒューマンエラーが発生する可能性があるので、日付、金額、科目、貸借、残高という全ての項目をチェックする必要がありました。

しかし、連動処理であれば、日付、金額、貸借、残高といった項目は預金と帳簿が連動しているのでチェックが不要となり、処理科目だけをチェックすれば良いので非常に効率的です。

 

デメリットはある?

ここまでメリットばかり書いているとfreeeの回し者ではないかと疑われそうなので(笑)デメリットにも触れておきます。

一番のデメリットというか、導入への敷居を上げているのが、ネットバンキングの利用が必須であるということです。

私も預金連動処理をおこなうため銀行にネットバンキングを申し込んだのですが、手続きには結構な手間がかかりました。

セキュリティ確保のための手続きなので致し方ないのですが、申し込んでから実際にネットバンキングが利用できるようになるまで1週間以上の時間がかかりました。

順序としては、会計ソフトの利用申し込みをする前に、ネットバンキングの申し込みをしておく方が良いと思います。

ただ、ネットバンキングのセキュリティに対して不安を抱えている方も一定数はいます。

ネットに限らずリアルの世界であっても「絶対に安全」ということはないので、ネットバンキングだけを特別に不安視するのは「?」なのですが、どうしてもネットバンキングに抵抗や不安があるという方は、ご自身が納得できる方法を選択した方が安心感はあるのかなと思います。

 

思わぬ落とし穴

処理を始めてから数ヶ月が経過し、バックオフィス効率化に大きなメリットがあることを確認できました。

ただ、1点だけ気づいたことがあります。

それは大きなメリットである一方で、思わぬ落とし穴にもなりかねないことなのです。(ちょっと大げさですが)

会計ソフトと預金を連動しておくと、会計ソフトを見るだけで預金の動きをタイムリーに把握することができます。

つまり、いちいち預金通帳を確認したり、ネットバンキングのサイトを開く必要がないわけです。

個人的には会計処理が自動化することよりも、この部分に大きなメリットを感じています。

ただ、預金通帳を見なくて良いので、通帳記帳をしなくても困らなくなってしまったのです。

ご存じのとおり、通帳の未記帳取引が一定数を超えてしまった場合には「まとめ記帳」されてしまいます。

まとめ記帳されてしまうと、預金通帳を見ただけでは取引の詳細が分かりません。

預金通帳は預金出納の原始記録でもあるので、取引詳細が不明では困ります。

定期的に通帳記帳をするようにしましょう。

ちなみにインターネットバンキングでも、ネット上で確認できる取引期間は数ヶ月から半年程度と短いケースが多く、通帳記帳はこまめにしておく方が良いでしょう。

※ネット銀行の場合、預金通帳が無いので取引データを定期的にダウンロードして保存しておくことをお勧めします。

他にもバックオフィス効率化のためのクラウド会計活用法を研究していますので、随時レポートしていきたいと思います。

 

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