今回は、経理の簡略化について書きます
毎日の帳簿整理や書類整理をできるだけ簡単にしておけば、実務に使う時間も増えます
さらに、簡単な経理なら間違いも少なくできるので決算整理も簡単になるのです
現金支払いは少なくするほうが効率的
日々の支払いで、いくつもの領収証を受け取りますが、整理が煩雑でうっかり領収証を無くしてしまったなんていうことはありませんか？
現金で支払えば領収証の整理が必要になります
振り込みで支払えば振り込み手数料がかかる場合もありますし、金融機関の窓口やATMまで出向かなければいけません
経理を簡単にするには、支払方法をできるだけ統一しておくということが重要だと思います
支払方法が現金だったり振込だったり口座引落しだったりとバラバラであれば、それぞれの資料を確認しながら帳簿を整理しなくてはいけなくなります
現金なら領収証
振込なら振込依頼書
口座引落しなら預金口座
というわけです
ただし、支払い方法を現金支払いに統一するというのはオススメできません
当然そんな人はいないと思いますが、現金支払いはできるだけ少なくする方向で考えなくてはいけません
仕入先などのように継続的な取引がある相手先なら、掛け仕入になり翌月振込で支払うとケースが多いのですが、細かい経費はどうしても随時発生するので、現金支払いになることが多いのではないでしょうか
クレジットカードの活用で簡単経理
そこで、ひとつの例としてクレジットカードを活用した簡単経理というのを紹介します
業種や取引内容によっては逆に手間が増える場合もありますので、あくまでも参考ということで見てください
まず事業専用のクレジットカードを作ります
個人で所有しているクレジットカードを使うと、個人的な支出が混在してしまい簡単経理ということになりませんので、事業専用のカードが必要になるのです
事業用の支払いはできる限り、このクレジットカードで支払います
口座振替になる経費もクレジットカードを経由して口座から引き落としてもらうこともできます
これで、カード利用明細書が経費の支出明細になるというわけです
カード払いをすればポイントも付きますので、現金や振り込みで支払うよりもさらにお得にもなります
もっとも、カード利用明細には支払日、支払先そして支払金額しか出てきませんので、何の支払いなのか？はきちんと記録しておく必要があります
これは、カードで支払った際のレシートなどをまとめて保管しておけばよいでしょう
カード払いの場合のレシートは領収証ではなく「納品書」のようなものと考えてもらえればOKです
少し面倒な感じがするかもしれませんが、経費帳に支払日から支払先、内容、金額などを記帳して、さらに領収証を整理するという作業を考えれば、かなりの効率化になっています
領収証をなくしちゃった！ということもなくなるというわけですね
個人事業主の方であればクレジットカードは比較的簡単に作成できます。
ちなみに私も事業用に「楽天カード
」を利用しています。
ＥＴＣカードやガソリンカードも便利
よく領収証を無くしてしまうのが、高速道路の通行料です
高速道路を利用しているということは、どこか遠くへ出張しているということなので、領収証を紛失する可能性も高くなります
高速道路を利用することが多い事業者の方は、事業専用のETCカードを作っておくと便利です
理屈は先に述べたクレジットカードと同じで、事業専用のETCカード利用明細があれば、高速道路通行料の領収証の整理が不要になりますし、経費管理も簡単にできるようになるということです
ポイントは、クレジット機能が付いていないETCカードにすることです
高速道路を利用するのは社長ばかりではありません
当然、従業員も使うことかがありますので、不正使用や紛失のリスクを回避するために、あえてクレジット機能の無いカードにするのがベターです
こういったETCカードを会社で何枚か作っておいて、出張の都度持ち出すという方法を取れば高速料金の管理を簡単にすることができます
ちなみに、会社の車にETC車載機が付いてなくても料金所でカード払いすることもできます
最近ではETCを利用するのが当たりまえになっていますが、個人事業者や新規開業の会社には信用保障の関係でETCカードを発行しないというケースもあるようなので注意が必要です
これらカードの取引データとクラウド会計ソフト
を連動させて自動経理にすれば更に経理の効率化を図ることもできます
カードを有効活用して経理効率化をめざしましょう
