記帳代行を外部に頼んでいても、経営者が管理しておくべき２つの科目

こんにちは、税理士の天河（あまかわ）です

最近は、記帳代行や経理代行というサービスが多くなってきました

私の事務所でも記帳代行や経理丸投げサービスを提供しています

しかし、これらのサービスを利用するからといっても、事業者や会社が「経理」を何もしなくていいというわけではありません

外部に経理代行を依頼した場合、月次試算表などが出るまでタイムラグが生じてしまいます

これらの経営資料が出るまで、「うちの会社は儲かってるのかどうか？」が分からないのでは、タイムリーな経営戦略を立てることはできません

そこで、この２つだけは事業者や会社側で管理しておくべきではないかな？というものを書きます

現金管理

ひとつ目は「現金管理」です

経理を丸々アウトソーシングしているような場合、領収証などの資料を渡して帳簿を作成してもらっているケースが多いのではないでしょうか

実は、この状況は非常にマズイのです

それは、現金残高が分からないからです

現金を管理する代表的な帳簿は「現金出納帳」ですが、経理代行丸投げの場合、この現金出納帳が出来上がるのは「かなり時間が経ってから」になります

帳簿を作ってみたら、「現金残高がマイナスになった！」なんてこともあります

現金管理というのは、現金による「収入」や「経費」を管理すること以上に、「現金残高」を管理することが重要なのです

そのため、タイムリーに現金出納管理を行っていなければなりません

つまり、現金出納帳をアウトソーシングするというのは、理論的には「あり得ない」ことだと言えます

最悪の事例では、後から作った現金出納帳の残高がマイナスになっていたことから、税務調査で帳簿の信ぴょう性を指摘され、青色申告特別控除６５万円を否認されたケースもあるのです

こういったことがないよう、現金の管理は事業者や会社がしっかりとしておく必要があるのです

とは言っても、現金出納帳を付ける時間が無い場合や、帳簿の知識が無いから「ムリ！」という人もいるでしょう

そんな方は、何も現金出納帳を記帳する必要はないのです

例を挙げると

事業用（又は会社の）現金を入れる財布を作ります

事業用の収入や支払いは、全てこの財布の中で行います

時には、個人的な買い物と一緒に事業用の物品を購入することもあるでしょう

その場合は、事業主個人が立て替えたものとして、領収証などに印（しるし）を付けるなど、お金の出どころを分かるようにしておけば良いのです

やることは、これだけです

これだけで、現金がマイナスになることは無くなります（たぶん）

あとで現金出納帳を作成して、実際の現金残高と照合するだけです

大きく違いが出ることはありません

せいぜい釣銭間違いの差くらいでしょう

もしも、大きく差が出たら、帳簿が間違っているか、経費の領収証を無くしているか・・・

いずれにしても、この例のように「実際の現金」をキチンと管理しておけば、後から帳簿を作成しても大丈夫なわけです

売上管理

もうひとつ管理しておくべき項目は「売上」です

売上がどのくらい上がっているのか？はもちろんですが、売掛金の入金はキチンと入っているのかという部分も管理しておくべき項目です

帳簿で言えば「売掛帳」や「売上帳」ということになるのですが、こういった帳簿である必要はありません

大切なのは、事業者や会社が売上金額や入金状況を「管理」出来ているかどうかなのです

例えば

ノートにメモしていっても良いです

エクセルに入力しても良いです

売上請求一覧表で管理しても良いです

取引件数が少ないのであれば、請求書控えに入金の既未済を書き込む形でも良いのです

繰り返しますが

要は、 事業者や会社が売上金額や入金状況を「管理」出来ているかどうかが大切なのです

売上は企業の根幹です

どんなビジネスでも、その事業活動は「売上」のための行動だと言えます

その、一番大切な「売上」の金額と入金状況を「管理」しておくことで、以後の事業計画や資金繰りを考えることもできるのではないでしょうか