帳簿の付け方~現金主義と発生主義の違いやメリット・デメリットについて

会計帳簿を作成する際に注意しなけければいけないのは、決算や申告を見据えた処理をすることです。

特に法人や個人事業の青色申告者の場合、企業会計規則や税法の規定に準じた帳簿作成が必要です。

企業会計や税法の規定では「発生主義」と言われる会計処理が原則とされています。

 

発生主義とは

発生主義について専門的なことを書くと難しいうえ長文になってしまうので、あえて簡単にザックリ説明します。

発生主義をザックリ言えば、取引の時点で帳簿に計上するということです。

???となった方のために、もう少し補足しましょう。

取引の時点というのは、例えば商品売買の場合であれば商品を引き渡したときということ。

サービス業であればサービスの提供が完了したときになります。

間違ってはいけないのは、けして「お金をもらった(支払った)ときではないということなのです。

 

現金主義について

お金をもらったときに収入を計上したり、お金を支払ったときに経費を計上する帳簿作成方法を「現金主義」といいます。

個人事業者の方に多く見られる帳簿の作成方法ですが、残念ながら企業会計や税法の規定では原則として認められていない方法です。

そもそも企業会計には、株主保護の観点から「企業の収益予測」ができなければならないという考え方があるので、単純な現金の出入りを記録しただけの資料では情報が不足するわけです。

 

発生主義と現金主義のズレ

発生主義により作成された帳簿や決算書の特徴は、本来得られるべき収入や本来支払うべき支出が記載されることになります。

例えば、3月決算法人が3月末に売上の請求書を得意先に交付した場合、発生主義では3月の売上として認識されます。

一方、この売上の入金が翌月の4月になる場合、現金主義だと4月の売上として認識されてしまいます。

つまり1月ずれることになるわけですが、このケースでは3月が決算なので売上計上が「1年ずれる」ことになるのです。

これでは、1年間の所得に基づいて計算される税金の申告を適正にできないため、税法の規定では発生主義を原則としているわけです。

 

現金主義で帳簿作成できない?

ここまでの話だけを聞くと、帳簿は発生主義で作成しなければならず、現金主義で帳簿を作成してはいけないと思ってしまいますよね。

実は、そういうわけではなくて、実際には現金主義で帳簿を作成している企業や個人事業者は少なからず存在します。

ただし、このような事業者では、決算時に期末の未収入や未払経費など決算修正で調整し「発生主義による決算書」として「つじつま」を合わせてから申告することで対応しています。

決算時は別にして、期中は現金主義で帳簿を作成する人が多いのには訳があります。

期中現金主義で帳簿作成した場合の主なメリットは以下のとおりです。

・仕訳数が少なくなり効率的

発生主義の場合、例えば売上請求書を出したときに「売掛金/売上」という仕訳をし、その売上金の入金があったときに「現金預金/売掛金」という2つの仕訳が必要です。

一方、現金主義ならば売上金の入金時に「現金預金/売上」という1つの仕訳だけで済みます。

・資金の動きが見えやすい

発生主義だと実際のお金の動きが見えにくいため、別途キャッシュフロー表や資金繰表などの分析資料が必要になります。

一方、現金主義であれば試算表がほぼ資金繰表と同じ数値なのでお金の動きが見えやすいのです。

 

現金主義のデメリット

現金主義で帳簿作成するとデメリットも当然でてきます。

先にも述べた通り決算や申告は発生主義が原則となっているので、期中を現金主義で記帳していると納税予想が立てずらいです。

発生主義の観点から見た場合、現金主義で経理すると収入や経費が遅れて計上されるため、決算間際にならないと決算予想が立ちません。

結果、納税額の予想が立たなくなるので、決算までに手を打たなければ間に合わないような節税対策が採れないケースも出てきます。

 

まとめ

結論から言えば、期中は現金主義でも発生主義でも、どちらで帳簿を作成してもよいといえます。

ただし、それぞれメリットとデメリットがあるので、ご自身の会社の状況や将来の方向性なども見据えて選択するようにしましょう。

一般的には、法人経営の場合は売上5千万円以上の企業であれば発生主義で記帳した方がベターかと思います。

逆に個人経営や法人経営であっても売上1千万円前後であれば期中は現金主義でも問題はないと思います。

ただし、期中現金主義で記帳した場合は、必ず決算修正作業が必要になることをお忘れなく。

 

 

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