会計ソフトfreee（フリー）を有効に活用する方法

年末も近くなり、個人事業者の方は決算が近づいてきました

毎年のことながら手間のかかる作業に頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか

そんな個人事業者の方にとって手間のかかる経理や会計

今回は、それら手間のかかる処理を飛躍的に効率化できる会計ソフトfreeeについての話です

全自動のクラウド会計ソフト として、その利用者が急増しているfreee ですが、

実は、私自身が最初に抱いていたfreeeへのイメージは「会計仕訳が”ほぼ”自動処理になるくらい」という程度でした

しかし、freeeの担当者の方と話をしていくうちに、もっと有効な活用法がたくさんあることが分かってきたわけです

クラウド会計の行きつく先は、まさに全自動経理なのかもしれません

まず準備すること

・ネットバンキングの利用開始

まずは、事業用の銀行口座についてネットバンキングの利用を開始します

事業活動のお金の大部分は銀行口座を経由して動きますので、銀行取引が全自動経理になっていないとfreeeを利用するメリットがないのです

・事業用のクレジットカードを作成

クレジットカードついては、主に個人事業者の利用が多いのですが、最近では法人契約でクレジットカードを利用するケースも増えてきました

ちなみに私は、イオンカードと楽天カードを事業用に使っています
クレジットカードの他にも、業種によってはETCカードやガソリンカードなどもあると便利です

・店頭現金収入のある業種ではレジアプリを導入

レジが必要なビジネスでは、レジアプリの導入をおすすめします

ただし、スーパーやコンビニのようにレジにお客さんが並ぶようなお店ではレジアプリが向かいないケースもありますので、ご自分の事業形態に合わせて導入を検討しましょう

例えば、理美容業のようにお客さん１人の精算に比較的時間を掛けれるような業態であればレジアプリが向いていると思います

全自動会計とは

会計ソフトfreeeでは、ネット上で提供されている多くのビジネス向サービスや決済サービスとの連携（自動仕訳）が可能です

主なものを挙げると次の通りです
・ネットバンキング
・クレジット取引
・レジアプリ
・各種の電子決済
・ＡｍａｚｏｎなどのEC取引

データ連動した仕訳は、最初だけ手作業で処理して仕訳登録しておけば、以後発生する同一取引は完全に自動処理となります

また、複雑な複合仕訳についてもテンプレートとして保存しておけば、必要な時に呼び出すことができますので、簡単に仕訳処理をすることができます

ほかにも、領収証などを写真で取り込み経理処理をする機能もあるので、煩雑な領収証の整理が楽になったりもします

私が感じた利便性は、やはりネットバンキングとの連動です

ネットバンキングを利用して取引確認をする場合、金融機関のサイトからＩＤやパスワードを都度入力しなければいけません

しかし、freeeとネットバンキングを連動させておけば、freeeの画面上で通帳の動きを確認することができるので、二度手間にならずとても便利です。

いままで、通帳やネットバンキングのサイトを都度確認しながら、会計ソフトへ入力していたことに比べれば数十倍の効率化になっているのでは？と感じるほどストレスがなくなりました。

売上管理も自動化

会計ソフトfreeeには請求書等の作成システムが搭載されています

請求書や見積書を作成するソフトは他にも無料で使えるものがあって、有名な所ではMISOCAなどがあります

freee搭載の請求書作成システムは、請求書を作成しただけで売上計上の会計仕訳が自動処理され、さらに売掛金台帳にも登載されます

そして、売上の入金があった場合、ネットバンキングや電子決済データと連動させれば、会計仕訳と同時に売掛金の消し込みが自動処理されるのです

会計処理だけを自動にするのではなく、売掛金管理まで自動でおこなってくれる仕組みなのです

従来の処理方法では

①請求書作成
↓
②請求書発行
↓
③売掛台帳記帳
↓
④会計仕訳
↓
⑤入金確認
↓
⑥売掛台帳の入金消し込み
↓
⑦会計仕訳

というように、最低７つのステップを踏む必要がありました

ところがfreeeを使うと

①請求書作成
↓
②請求書発行
↓
③入金確認

人の手で処理するのは３つのステップだけで、あとは全て自動処理となります

単純計算でも約６０％の事務が省力化できるわけです

いえ、売上管理でもっとも手間取る「入金の消し込み処理」が自動化できるということは、全体で７０～８０％の事務省力化ができていると言っても良いのではないでしょうか

店頭で現金を扱うような事業形態（小売店や理美容業など）では、レジアプリとデータ連携すれば「レジの締め切り」を行うことで売上経理まで完了してしまうので、スピーディーな売上管理が可能になります。

いわゆる現金商売では現金の管理が最も重要で手間のかかる作業ですから、売上管理だけでも省力化できれば大きなメリットになると思います。

全自動にならない取引もある？

全自動会計ソフトといっても、どうしても手動で処理しなければならない取引もあります

それが「現金取引」です

現金入金や現金支払となったものは、どこにも取引データが残りませんので連動させようがありません

このようなデータ連携できない取引が多い場合には、その取引だけをエクセルシートにまとめておいて、Freeeに一括取り込みする方法が効率的といえます

しかし、究極まで経理の効率化を薦めたい場合には現金取引を出来る限り少なくすることが肝要です

銀行取引やクレジットカード、電子決済の利用率を高くすれば、経理の大部分は自動処理で対応できるようになり、経理事務を５０％～８０％くらい効率化することも可能なのです

その結果、経理や会計の処理に時間を取られないので、営業に専念する時間が確保でき、ビジネスの成長や収益向上にもつながるというわけです

freeeは法人でも利用できる

freeeは個人の確定申告には対応しているものの、法人税の申告には現在のところ対応していません

これはfreeeに限ったことでは無く、市販会計ソフトの多くが法人税申告書には対応していないのです

とはいうものの、法人税申告書を作るのは専門知識がないと困難（というより無理）なので、仮に法人税申告に対応していたとしても需要は少ないと思います

そんなわけで、法人税申告書作成の部分だけは、いずれにしても税理士などに依頼することとなります

法人の場合、会社で帳簿と決算書まで作成できていれば、法人税申告書作成料は比較的安価で税理士に依頼することも可能です

また、freeeには認定アドバイザー登録されている税理士が数多くいますので、こういった税理士を活用するのも有効な方法です

freeeの場合、企業とアドバイザー税理士がデータを共有できるため書類のやり取りなどの手間が不要になり、従来型パッケージソフト利用の税理士に比べてスピーディーな対応をしてもらえます

また、freeeで経理を自動化できれば記帳代行料も不要になり、税理士への報酬額を抑えることもできます

会計ソフトfreeeを活用した経理効率化の手法は、ここに書いたもの以外にも沢山あります

多くのアドバイザーが顧客とともに試行錯誤をおこなうことで、今後、開発メーカーも想定していなかった有効活用法が出てくるかもしれませんね

タグを活用すれば分析が簡単

freeeを使ってみて、一番特徴的だと思ったのが「タグ」の存在です

従来の会計ソフトでは勘定科目に付属する補助科目で詳細を分類してきました

取引の細かい内容は摘要欄にテキスト入力するしかなく、詳細な分析をするためには別途データ管理をしなければなりませんでした

ところが、freeeには「タグ」と呼ばれる項目があります

種類は、取引先、品目、部門、メモの４種類で、このタグを仕訳にくっつけておくことで、レポート分析が見やすくなります

例えば、売上先別の売上一覧や、品目別の取引一覧などがひと目で確認できるので、数値の変動が大きい月などの分析に役立ちます

レポートには他にも、資金繰表や仕訳一覧など多数用意されているので、様々な角度からチェックや分析ができるため私はとても重宝してます。

もはやfreeeは会計ソフトではない

従来の会計ソフトの多くが「会計処理」にフォーカスしたシステム開発を進めてきたのに対し、freeeは経理と会計処理全体を効率化させることをコンセプトにしているシステムです。

freeeを使ってみて感じるのもこの部分で、従来の会計ソフトが会計処理しかできなかったことを考えれば、freeeはもはや「会計ソフト」の枠にとどまらず、「経理会計システム」であると考えられます。

そして、これからの経理や会計は、全自動のクラウド会計ソフト を活用した超効率化に向かっていると言えるのではないでしょうか。

 

【コラム投稿に関する注意点】

コラム（税理士の日記）に投稿された内容は、執筆当時の法令や情報等に基づいており、前提条件を限定した内容となっています。

安易にそのまま適用されることのないよう、お願いいたします。

実際の税務や会計の処理にあたっては、最新の法令やご自身の条件を検討のうえ、不明な点は専門家等へ個別にご相談してください。